فرض کنید مدیر فروش شرکت برای بازدید از پروژه بیرون رفته است و مشتری مهمی با داخلی او تماس میگیرد. تلفن روی میز زنگ میخورد، کسی جواب نمیدهد و تماس به صندوق صوتی میرود. Follow Me در ایزابل دقیقاً برای همین وضعیت ساخته شده است: اگر داخلی جواب ندهد، تماس به شمارههای دیگری که شما تعیین کردهاید، از جمله موبایل، منتقل میشود.
Follow Me چیست و چه فرقی با Call Forward دارد؟
Call Forward تماس را بیقیدوشرط یا در حالت اشغال و عدم پاسخ به یک شمارهٔ دیگر میفرستد. Follow Me انعطاف بیشتری دارد:
- میتوانید چند مقصد تعریف کنید؛ مثلاً اول داخلی، بعد موبایل، بعد داخلی منشی.
- میتوانید تعیین کنید مقصدها همزمان زنگ بخورند یا بهترتیب.
- میتوانید قبل از وصل شدن تماس، از کسی که روی موبایل جواب میدهد تأیید بگیرید تا تماس به صندوق صوتی اپراتور موبایل نرود.
- اگر هیچکس جواب نداد، تماس به مقصد مشخصی مثل صندوق صوتی داخلی یا IVR میرود.
پیشنیازها
- داخلی مورد نظر در بخش Extensions ساخته شده باشد.
- اگر قرار است تماس به موبایل برود، حداقل یک Trunk خروجی سالم و یک Outbound Route داشته باشید که بتواند با شمارهٔ موبایل تماس بگیرد.
- به پنل وب ایزابل با دسترسی مدیر وارد شده باشید.
نام منوها در نسخههای مختلف ایزابل ممکن است کمی فرق کند، اما ساختار تنظیمات یکی است.
ساخت Follow Me قدمبهقدم
از منوی PBX وارد PBX Configuration شوید و در فهرست کناری Follow Me را انتخاب کنید. فهرست داخلیها نمایش داده میشود؛ داخلی مورد نظر، مثلاً 101، را انتخاب کنید.
تنظیمات اصلی
- Disable: اگر تیک بخورد، Follow Me تعریف میماند اما کار نمیکند. برای فعال بودن، تیک را بردارید.
- Initial Ring Time: چند ثانیه فقط خود داخلی زنگ بخورد، قبل از اینکه بقیهٔ مقصدها وارد شوند. مقدار ۱۵ ثانیه برای بیشتر دفترها مناسب است.
- Ring Strategy: روش زنگ خوردن مقصدها.
ringallv2همهٔ مقصدها را همزمان زنگ میزند و معمولاً بهترین انتخاب است.huntمقصدها را یکییکی و بهترتیب امتحان میکند. - Ring Time: مدت زنگ خوردن مقصدهای Follow Me. بیشتر از ۲۵ تا ۳۰ ثانیه معمولاً باعث میشود تماسگیرنده قطع کند.
- Follow-Me List: فهرست مقصدها، هر مقصد در یک خط.
در Follow-Me List، داخلیها را معمولی بنویسید. شمارهٔ بیرونی را با # در انتها بنویسید تا ایزابل آن را از طریق Outbound Route شمارهگیری کند:
101
09121234567#تنظیمات تکمیلی مهم
- Announcement: پیامی که قبل از انتقال برای تماسگیرنده پخش میشود؛ مثلاً «لطفاً منتظر بمانید، در حال اتصال به کارشناس هستیم».
- Play Music On Hold: به جای صدای بوق، موسیقی انتظار پخش شود.
- CID Name Prefix: پیشوندی که به نام تماسگیرنده اضافه میشود؛ مثلاً
FM:تا بدانید تماس از Follow Me آمده است. - Confirm Calls: وقتی روی موبایل جواب میدهید، سیستم میگوید برای قبول تماس کلید ۱ را بزنید. این گزینه برای شمارههای بیرونی بسیار مهم است، چون اگر موبایل خاموش باشد، صندوق صوتی اپراتور جواب میدهد و بدون این گزینه، تماس به آن وصل میشود.
- Change External CID Configuration: تعیین میکند وقتی تماس به موبایل میرود، چه شمارهای روی گوشی شما دیده شود.
- Destination if no answer: اگر هیچ مقصدی جواب نداد، تماس کجا برود. انتخاب رایج، صندوق صوتی همان داخلی است.
در پایان Submit و سپس دکمهٔ قرمز Apply Config را بزنید تا تنظیمات اعمال شود.
روشن و خاموش کردن از روی تلفن
لازم نیست هر بار وارد پنل شوید. ایزابل برای Follow Me یک کد ویژه دارد که از روی خود تلفن آن را روشن یا خاموش میکند. مقدار پیشفرض آن معمولاً *21 است. کد دقیق را در PBX Configuration و بخش Feature Codes ببینید.
یک مثال
فرض کنید در یک شرکت پخش، داخلی مدیر فروش 105 است. یک تنظیم مناسب این است:
- Initial Ring Time: ۱۲ ثانیه فقط داخلی خودش زنگ بخورد.
- Ring Strategy:
ringallv2 - Follow-Me List: موبایل مدیر فروش و داخلی معاونش (
106) - Confirm Calls: فعال
- Destination if no answer: صندوق صوتی داخلی
105
با این تنظیم، تماس مشتری یا روی موبایل مدیر جواب داده میشود یا معاونش آن را برمیدارد، و در بدترین حالت پیام در صندوق صوتی ثبت میشود.
خطاهای رایج و راهحل
- تماس به موبایل وصل نمیشود: Outbound Route را بررسی کنید. الگوی شمارهگیری آن باید با شمارهٔ موبایل جور باشد و ترانک هم کانال آزاد داشته باشد.
- تماس به صندوق صوتی اپراتور موبایل وصل میشود: گزینهٔ Confirm Calls را فعال کنید.
- اپراتور تماس را رد میکند: بعضی سرویسدهندهها اجازه نمیدهند Caller ID شمارهٔ دیگری نمایش داده شود. در Change External CID Configuration یا تنظیمات ترانک، شمارهٔ ثابت خط خودتان را بهعنوان Caller ID خروجی بگذارید.
- خطوط شهری زود پر میشوند: هر تماسی که به موبایل منتقل میشود، یک کانال ورودی و یک کانال خروجی اشغال میکند. تعداد کانالهای ترانک را در نظر بگیرید.
- تنظیمات کار نمیکند: فراموش نکنید بعد از Submit، دکمهٔ Apply Config را بزنید.
جمعبندی
Follow Me یکی از سادهترین و کاربردیترین امکانات ایزابل است. با چند دقیقه تنظیم، تماسهای مهم حتی وقتی پشت میز نیستید پاسخ داده میشوند. برای شروع، آن را برای چند داخلی کلیدی مثل مدیران و فروش فعال کنید و Confirm Calls را برای شمارههای بیرونی فراموش نکنید.