Satış müdürünün bir proje ziyaretine gittiğini ve önemli bir müşterinin onun dahilisini aradığını düşünün. Masadaki telefon çalar, kimse açmaz ve çağrı sesli mesaja düşer. Issabel’daki Follow Me tam da bu durum için var: dahili cevap vermezse çağrı, cep telefonu da dahil olmak üzere belirlediğiniz diğer numaralara aktarılır.
Follow Me nedir, Call Forward’dan farkı ne?
Call Forward çağrıyı koşulsuz olarak ya da meşgul/cevapsız durumunda tek bir numaraya yönlendirir. Follow Me daha esnektir:
- Birden çok hedef tanımlayabilirsiniz; örneğin önce dahili, sonra cep telefonu, sonra sekreterin dahilisi.
- Hedeflerin aynı anda mı yoksa sırayla mı çalacağını seçebilirsiniz.
- Cep telefonunda cevap veren kişiden çağrı bağlanmadan önce onay alabilirsiniz; böylece çağrı operatörün sesli mesajına düşmez.
- Kimse cevap vermezse çağrı, dahilinin sesli mesaj kutusu veya IVR gibi belirli bir hedefe gider.
Ön koşullar
- İlgili dahili Extensions bölümünde oluşturulmuş olmalı.
- Çağrı cep telefonuna gidecekse en az bir çalışan çıkış Trunk’ı ve cep numaralarını arayabilen bir Outbound Route gerekir.
- Issabel web paneline yönetici olarak giriş yapmış olmalısınız.
Menü adları Issabel sürümlerine göre biraz değişebilir, ancak ayarların yapısı aynıdır.
Adım adım Follow Me oluşturma
PBX menüsünden PBX Configuration’a girin ve yan listeden Follow Me’yi seçin. Dahililerin listesi görünür; istediğiniz dahiliyi, örneğin 101’i seçin.
Temel ayarlar
- Disable: İşaretliyse Follow Me tanımlı kalır ama çalışmaz. Etkinleştirmek için işareti kaldırın.
- Initial Ring Time: Diğer hedefler devreye girmeden önce yalnızca dahilinin kaç saniye çalacağı. Çoğu ofis için 15 saniye uygundur.
- Ring Strategy: Hedeflerin çalma yöntemi.
ringallv2tüm hedefleri aynı anda çaldırır ve genellikle en iyi seçimdir.hunthedefleri sırayla tek tek dener. - Ring Time: Follow Me hedeflerinin ne kadar süre çalacağı. 25–30 saniyeden uzun süreler genellikle arayanın kapatmasına yol açar.
- Follow-Me List: Hedef listesi; her satıra bir hedef.
Follow-Me List’e dahilileri olduğu gibi yazın. Dış numaraları sonuna # ekleyerek yazın ki Issabel onları Outbound Route üzerinden arasın:
101
05321234567#Önemli ek ayarlar
- Announcement: Aktarımdan önce arayana çalınan mesaj; örneğin “Lütfen bekleyin, sizi bir uzmana bağlıyoruz.”
- Play Music On Hold: Çalma sesi yerine bekleme müziği çalınır.
- CID Name Prefix: Arayanın adına eklenen önek; örneğin
FM:ile çağrının Follow Me üzerinden geldiğini anlarsınız. - Confirm Calls: Cep telefonunda cevap verdiğinizde sistem, çağrıyı kabul etmek için 1’e basmanızı ister. Dış numaralar için bu seçenek çok önemlidir: telefon kapalıysa operatörün sesli mesajı cevap verir ve bu seçenek olmadan çağrı ona bağlanır.
- Change External CID Configuration: Çağrı cep telefonuna gittiğinde ekranda hangi numaranın görüneceğini belirler.
- Destination if no answer: Hiçbir hedef cevap vermezse çağrının gideceği yer. Yaygın seçim, aynı dahilinin sesli mesaj kutusudur.
Son olarak Submit’e, ardından kırmızı Apply Config düğmesine basarak ayarları uygulayın.
Telefondan açıp kapatma
Her seferinde panele girmeniz gerekmez. Issabel’da Follow Me’yi doğrudan telefondan açıp kapatan bir özellik kodu vardır; varsayılanı genellikle *21’dir. Tam kodu PBX Configuration altındaki Feature Codes bölümünde görebilirsiniz.
Bir örnek
Bir dağıtım şirketinde satış müdürünün dahilisinin 105 olduğunu varsayalım. Uygun bir ayar şöyle olur:
- Initial Ring Time: 12 saniye yalnızca kendi dahilisi çalar.
- Ring Strategy:
ringallv2 - Follow-Me List: Satış müdürünün cep telefonu ve yardımcısının dahilisi (
106) - Confirm Calls: Açık
- Destination if no answer:
105numaralı dahilinin sesli mesaj kutusu
Bu ayarla müşterinin çağrısını ya müdür cep telefonundan ya da yardımcısı açar; en kötü durumda mesaj sesli mesaj kutusuna kaydedilir.
Sık karşılaşılan sorunlar
- Çağrı cep telefonuna bağlanmıyor: Outbound Route’u kontrol edin. Arama deseni cep numarasıyla eşleşmeli ve trunk’ta boş kanal olmalı.
- Çağrı operatörün sesli mesajına bağlanıyor: Confirm Calls’u açın.
- Operatör çağrıyı reddediyor: Bazı servis sağlayıcılar başka bir numaranın Caller ID olarak gösterilmesine izin vermez. Change External CID Configuration’da veya trunk ayarlarında kendi sabit hat numaranızı giden Caller ID olarak girin.
- Dış hatlar çabuk doluyor: Cep telefonuna aktarılan her çağrı bir gelen ve bir giden kanal kullanır. Trunk kanal sayısını hesaba katın.
- Ayarlar çalışmıyor: Submit’ten sonra Apply Config’e basmayı unutmayın.
Follow Me, Issabel’ın en basit ve en kullanışlı özelliklerinden biridir. Birkaç dakikalık ayarla önemli çağrılar, masanızda olmadığınızda bile cevaplanır. İşe yöneticiler ve satış gibi birkaç kilit dahili için açarak başlayın ve dış numaralar için Confirm Calls’u unutmayın.
