Bir müşteri “Satış” birimini aradığında hangi satış temsilcisinin açtığı onun için önemli değildir; önemli olan birinin açmasıdır. Issabel’daki Ring Group, birden çok dahiliyi ortak bir numarada toplar ve çağrı tek bir kişi yerine bir ekibe ulaşır.
Ring Group ne işe yarar?
- Yanıt veren birimler: Satış, destek, resepsiyon veya depo tek bir ortak numarada; örneğin
600. - IVR seçenekleri: “Satış için 1’e basın” doğrudan satış grubuna gider.
- Birbirinin yerine bakma: Sekreterin ve asistanın dahilileri birlikte çalar; yönetime gelen çağrılar cevapsız kalmaz.
- Dahili ve cep telefonu birlikte: Bir dış numara da grubun üyesi olabilir.
Çalma stratejileri
Ring Group oluştururken en önemli karar Ring Strategy seçimidir:
- ringall: Tüm üyeler aynı anda çalar, ilk cevap veren çağrıyı alır. Küçük ekipler için en yaygın seçim.
- hunt: Üyeler liste sırasıyla tek tek çalar.
- memoryhunt: Önce birinci üye, sonra birinci ve ikinci birlikte, sonra ilk üçü ve böyle devam eder.
- firstavailable: Yalnızca boş kanalı olan ilk üyeyi çaldırır.
- firstnotonphone: Yalnızca şu anda görüşmede olmayan ilk üyeyi çaldırır.
- random: Yükü dağıtmak için her seferinde rastgele bir üye seçer.
Sonunda prim olan sürümler (örneğin ringall-prim), listedeki ilk üye meşgulse veya Rahatsız Etmeyin (DND) modundaysa diğerlerinin de çaldırılmayacağı anlamına gelir. Bu, hattın asıl sahibinin ilk üye olduğu durumlar içindir.
Adım adım Ring Group oluşturma
PBX menüsünden PBX Configuration’a girin ve Ring Groups’u seçin. Add Ring Group’a tıklayın.
- Ring-Group Number: Grup numarası; başka bir dahiliyle çakışmamalı. Örneğin
600. - Group Description: Grubun adı; örneğin “Satış”.
- Ring Strategy: Yukarıdaki stratejilerden biri; başlangıç için
ringall. - Ring Time: Üyelerin kaç saniye çalacağı. 20–30 saniye uygundur.
- Extension List: Üye dahililer; her satıra bir tane.
Nöbetçi uzmanın cep telefonu gibi bir dış numara eklemek için sonuna # koyun:
201
202
203
05321234567#Ek ayarlar
- Announcement: Üyeler çalmadan önce çalınan mesaj.
- Play Music On Hold: Çalma sesi yerine bekleme müziği.
- CID Name Prefix: Üyelerin telefon ekranında görünen önek; örneğin
Satis:ile temsilci çağrının satış hattından geldiğini anlar. - Ignore CF Settings: Etkinse üyelerin Call Forward ayarları yok sayılır ve grup çağrıları kişisel cep telefonlarına gitmez.
- Skip Busy Agent: Görüşmede olan üye çaldırılmaz.
- Confirm Calls: Dış (cep) üyeler için çağrı bağlanmadan önce onay istenir.
- Call Recording: Bu grubun çağrılarını kaydeder.
- Destination if no answer: Kimse cevap vermezse çağrının gideceği yer; örneğin grubun sesli mesaj kutusu, başka bir Ring Group veya “ulaşılamıyor” mesajı.
Son olarak Submit’e ve ardından Apply Config’e basın.
Ring Group’u gelen çağrılara bağlama
Ring Group tek başına çağrı almaz. Onu şunlardan birinin hedefi yapmalısınız:
- Inbound Routes: Bir dış hattın veya DID’nin çağrıları doğrudan gruba gider.
- IVR: Sesli menünün seçeneklerinden biri gruba bağlanır.
- Time Conditions: Mesai saatlerinde gruba, mesai dışında “kapalıyız” mesajına.
Ring Group mu, Queue mu?
İkisi de çağrıları birden çok kişiye dağıtır, ama kullanım alanları farklıdır:
- Ring Group basittir ve çağrıyı kısa bir süre çaldırır. Kimse açmazsa çağrı bir sonraki hedefe gider. Küçük ekipler ve düşük çağrı hacmi için uygundur.
- Queue (kuyruk) arayanı bekletir, sıradaki yerini bildirir, istatistik raporu sunar ve temsilciler kuyruğa girip çıkabilir. Çağrı merkezi ve yoğun destek için uygundur.
Pratik kural: Çoğu zaman aynı anda birkaç çağrı bekliyorsa Queue’ya ihtiyacınız var.
Sorun giderme
- Yalnızca bir üye çalıyor: Stratejiyi kontrol edin;
huntvefirstavailablebilerek tek tek çaldırır. - Grup çağrıları üyelerin kişisel cep telefonlarına gidiyor: Ignore CF Settings’i açın.
- Çağrı çok çabuk sesli mesaja düşüyor: Ring Time’ı artırın ve dahililerin kendi sesli mesaj kutularının gruptan önce cevap vermediğinden emin olun.
- Grup numarası çalışmıyor: Bir dahili veya özellik koduyla çakışıyor. Boş bir numara seçin.
Ring Group, çağrının “bir kişiye” değil “bir ekibe” ulaşmasının en basit yoludur. Doğru çalma stratejisi, uygun süre ve cevapsız çağrılar için bir hedefle çok daha az çağrı kaçar. Çağrı hacmi arttığında Queue’ya geçin.
